Sociedad Mexicana de Bioquímica, A. C.
NORMAS OPERATIVAS QUE DEBEN SEGUIR LOS ORGANIZADORES DE CUALQUIER EVENTO ACADÉMICO REALIZADO EN NOMBRE DE LA SOCIEDAD MEXICANA DE BIOQUÍMICA, A.C.
[Normas propuestas por la a Mesa Directiva 1999-2001 y ampliadas por la Mesa Directiva 2003-2005].
La SMB está registrada ante
la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y ante
el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACyT) como persona moral
no contribuyente. Entre sus atributos esta la posibilidad de recibir apoyos
financieros libres de impuestos; entre sus obligaciones requiere llevar libros
contables muy precisos y cumplir las normas y requerimientos que exige la SHCP.
Asimismo, la SHCP realiza auditorías periódicas y en su caso,
puede imponer sanciones si no se cumple con la normatividad que marcan las leyes
fiscales vigentes.
Solamente el Presidente en acuerdo con el Secretario Tesorero de la SMB tiene
la facultad legal para autorizar pagos por servicios profesionales (pagos por
honorarios). La administración de la SMB indicará, en su caso,
la forma en que debe hacerse el pago y la forma en que deben retenerse los impuestos
correspondientes. Cualquier persona física que brinde servicios por honorarios
a la SMB, deberá incluir en sus recibos oficiales o facturas el Impuesto
al Valor Agregado (IVA), la retención del IVA, y la retención
del Impuesto Sobre la Renta (ISR), los cuales no serán cubiertos por
la SMB. Por ley, la SMB deberá notificar a la SHCP de las retenciones
de ISR e IVA al siguiente mes de que se emitieron los recibos oficiales. Solamente
el Presidente en acuerdo con el Secretario Tesorero podrá otorgar las
constancias por retenciones del impuesto sobre la renta e impuesto al valor
agregado, ya que son ellos los representantes legales de la SMB ante las diferentes
instancias gubernamentales. De no aplicarse correctamente la retención
de impuestos, la SHCP podría imponer una multa a la SMB.
Por otro lado, los estatutos de la SMB norman con precisión los principios
y las políticas básicas que deben regir a todos sus integrantes
y a los miembros de la mesa directiva, las comisiones, los comités y
los organizadores de eventos académicos o científicos en general.
Estos lineamientos no solo consideran y enmarcan no solo la reglamentación
legal, sino que contienen preceptos éticos para el adecuado manejo de
los recursos de una sociedad sin fines de lucro, como lo es la SMB, y en la
que se privilegia el bien común sobre los intereses personales.
Atendiendo a los anteriores elementos es importante que los socios que organicen
algún evento académico lo realicen en sintonía con los
Estatutos de la Sociedad, en particular, los Artículos 2º (incisos
j y k) y los Artículos 6º al 12º, donde se resalta la importancia
de generar recursos para la Sociedad y que ésta pueda continuar su labor.
Estos preceptos se resumen a continuación: "Los comités
organizadores de eventos solamente pueden destinar los activos de la sociedad
y los conseguidos en su nombre, exclusivamente a los fines propios de su objeto
social, no pudiendo otorgar beneficios sobre el remanente para su distribución
a persona física alguna o a sus integrantes personas físicas o
morales. Adicionalmente, es necesario, en la medida de lo posible, conseguir
saldos favorables o por lo menos mantener el saldo inicial, mismos que se reembolsarán
puntualmente a la SMB. Todo en el entendido de que una sociedad científica
como la SMB puede realizar más actividades mientras mayores recursos
adquiera y conserve".
Por todo lo anterior, es necesario que los organizadores de cualquier evento
académico que se realice a través o en nombre de la SMB, en que
esté involucrada la percepción de ingresos económicos,
consideren las siguientes normas operativas:
1. El Comité Organizador deberá de presentar una carta dirigida
al Presidente de la SMB, que contenga:
a. Los nombres y adscripciones de los
integrantes del Comité Organizador.
b. El nombre del representante del Comité Organizador del evento ante
la SMB (el socio numerario responsable).
c. El nombre del evento.
d. El lugar y las fechas en las cuales se llevará a cabo el evento.
e. La Rama de la SMB que organiza el evento. En caso de no tratarse de un evento
organizado por una Rama, se deberán especificar las razones que justifiquen
que el evento sea apoyado por la SMB.
f. De solicitarse un préstamo económico, deberá especificarse
el monto solicitado y definir si esta cantidad corresponde a los recursos disponibles
de la Rama de la SMB que organiza; o si se trata de un préstamo del fondo
general de la SMB.
2. Una vez autorizado el apoyo económico
por parte de la Mesa Directiva de la SMB al evento, el Representante del Comité
Organizador y el Presidente de la SMB firmarán un Convenio [oprima
aquí para ver la página del CONVENIO] en donde:
a. Se especifica el monto del apoyo
económico que la SMB otorgará para la realización del evento.
b. El Representante del Comité Organizador manifiesta su compromiso de
abrir una cuenta bancaria donde aparezca su nombre, que será dedicada
en forma exclusiva al manejo de todos y cada uno de los ingresos y egresos del
evento.
c. Se especifica que el Comité Organizador entiende que el dinero solicitado
a la Mesa Directiva de la SMB no es un donativo, sino un préstamo que
los organizadores se comprometen a devolver a la SMB, de preferencia aumentado
por el superávit que pueda generar el evento mismo.
d. El Representante se compromete a solicitar con la debida antelación
los recibos fiscales de la SMB que el Comité Organizador estime necesarios
para la realización del evento; y que se reintegrarán a la SMB
los recibos no usados o cancelados.
e. El Representante se asegurará que todo pago tendrá un comprobante
fiscal oficial. Esto quiere decir que la factura o recibo de servicios profesionales
deberá contener la cédula de identificación fiscal impresa
de la SHCP, la razón social con su domicilio completo, el RFC de la SMB,
y emitirse a nombre de la SMB.
f. El Representante se compromete a cerrar la cuenta bancaria una vez que concluya
el evento y a entregar los informes académico y financiero a la Mesa
Directiva en un período que no exceda a los 30 días posteriores
a la clausura del evento. El informe financiero deberá contener una relación
de todos los donativos recibidos a favor de la SMB y otra relación de
todos los recibos fiscales de la SMB que se le proporcionaron al Comité
Organizador. Junto con dicho informe se deberán entregar todos los estados
de cuenta de la cuenta bancaria que se utilizó durante el evento; todos
los talones de los recibos fiscales de la SMB que se emitieron; todos los recibos
que fueron cancelados; y todos los recibos que no fueron utilizados.
g. El Representante se compromete a que, en caso de requerir efectuar pagos
por servicios profesionales (pagos por honorarios), solicitará la autorización
respectiva a la Mesa Directiva y llevará a cabo los procedimientos que
le indique la administración de la SMB.
3. Cualquier cancelación del
evento o cambio en el lugar, fecha o cambio de los integrantes del comité
organizador del evento, deberá notificarse por escrito al Presidente
de la SMB a la brevedad posible, especificando claramente los motivos de la
cancelación o del cambio. La cancelación del evento implica un
compromiso del comité organizador de restituir íntegramente, y
a la brevedad posible, el monto que hubiere recibido como apoyo por parte de
la SMB.
4. En caso de cualquier duda el responsable deberá de consultar con la Mesa Directiva o con la administración de la SMB.
Atentamente:
La Mesa Directiva